Email công việc: ví dụ Before/After hạ xác suất AI cho thư tự nhiên hơn
Vì sao email công việc hay bị nghi là AI viết, và cách gọt lại cho tự nhiên, thật lòng hơn qua ví dụ before/after.
Giữa lúc bận, dựng bản nháp cho nhanh thì email rất dễ thành một thứ mượt mà nhưng không có hơi người. Loại thư này đôi khi bị công cụ kiểm tra AI chấm xác suất cao, mà quan trọng hơn là để lại cảm giác hình thức với người nhận. Ở đây tôi đặt cạnh nhau trước/sau một email công việc thật, để xem gọt thế nào thì thư tự nhiên và thật lòng hơn.
Vì sao email công việc trông giống AI viết
Vì lo giữ phép lịch sự nên email công việc rất dễ rơi vào khuôn đơn điệu. Mấy tín hiệu sau chồng lên nhau là thư đọc lên như máy.
- Đoạn nào cũng gần như cùng độ dài, cùng cấu trúc
- Từ nối kiểu "ngoài ra", "bên cạnh đó", "tóm lại" dày đặc
- Chỉ toàn nói chung chung, không có dữ kiện cụ thể (ngày, người phụ trách, con số)
- Không hề nhắc gì đến tình huống của phía bên kia
Công cụ nhìn vào đâu thì tôi bàn kỹ hơn ở công cụ kiểm tra AI.
Ví dụ Before / After
| Phân loại | Ví dụ |
|---|---|
| Before | "Chào anh/chị. Tôi xin gửi kèm tài liệu như đã yêu cầu. Ngoài ra, nếu có thắc mắc gì thêm xin cứ liên hệ bất cứ lúc nào. Bên cạnh đó, rất mong nhận được phản hồi sớm." |
| After | "Chào chị Linh, em gửi kèm bảng doanh thu quý 3 mà chị nhắc trong buổi họp tuần trước. Sheet thứ hai là số liệu tách theo phòng ban, chị xem cái đó trước cho dễ. Nếu chị cần cắt theo tiêu chí khác thì sáng mai em gửi lại bản mới ạ." |
Bản after khá hơn ở chỗ rõ ràng. Nó gọi tên người nhận, gắn vào bối cảnh (buổi họp tuần trước), đưa thông tin cụ thể (doanh thu quý 3, sheet thứ hai), và độ dài câu có nhịp tự nhiên. Tức là chỉ cần truyền đạt thông tin tử tế hơn thôi, thư đã gần với văn của người.
Bảng kiểm khi gọt lại
- Nhắc tới người nhận và bối cảnh liền trước, dù chỉ một dòng
- Đưa vào ít nhất hai danh từ hoặc con số cụ thể
- Bớt từ nối, trộn câu ngắn với câu dài
- Kết bằng một đề nghị rõ ràng cho bước tiếp theo
Muốn dọn bản nháp cho nhanh thì để công cụ làm mượt văn phong gỡ những chỗ gượng, rồi cuối cùng bạn tự đọc lại một lượt và sửa về giọng của mình.
Kết quả kiểm tra không phải đỗ hay trượt mà là xác suất AI mang tính tham khảo. Đừng viết cho vừa con số, hãy nhắm tới lá thư đến được với người đọc.