Bảng kiểm trước khi gửi email công việc: 5 bước rà trước lúc bấm gửi
Bảng kiểm 5 bước trước khi gửi email công việc. Rà người nhận, thông điệp chính, giọng văn và cả dấu vết AI để lá thư tạo được sự tin cậy.
Email công việc gửi đi rồi thì khó rút lại. Một lỗi chính tả, một file quên đính kèm cũng đủ bào mòn sự tin cậy. Trước khi bấm gửi, rà lần lượt các bước dưới đây sẽ giảm hẳn sai sót và để lại ấn tượng chỉn chu hơn với người nhận.
Bước 1: Xác nhận người nhận và mục đích
- Ô người nhận (To), CC và BCC đã đúng như ý chưa
- Có ai không được phép thấy mà lại lọt vào phần CC không
- Mục đích của email này có nói gọn trong một câu được không (đề nghị, chia sẻ, hay xác nhận)
Mục đích mờ thì phần thân cũng dài ra. Hãy tự chốt trước "email này muốn gì".
Bước 2: Tiêu đề và câu đầu tiên
Tiêu đề là thứ đập vào mắt đầu tiên trong hộp thư. Rà mấy điểm sau.
| Hạng mục | Ví dụ tốt |
|---|---|
| Độ cụ thể | "Nhờ rà soát số liệu quyết toán tháng 6 (trước ngày 27)" |
| Hạn chót | Đưa mốc ngày vào ngay tiêu đề |
| Câu đầu tiên | Nêu thẳng việc cần |
Thay vì dàn một đoạn chào hỏi dài, đặt việc chính lên trước thì người đọc đỡ nặng đầu.
Bước 3: Bố cục và giọng văn phần thân
- Các đề nghị đã tách thành danh sách đánh số chưa
- Có đoạn nào dài quá không (nên giữ khoảng 3~4 dòng)
- Cách xưng hô đã hợp với quan hệ giữa hai bên chưa (quá khách sáo, hoặc ngược lại quá suồng sã)
Bê nguyên câu mẫu hay bản khuôn của công ty vào thì câu chữ dễ đọc lên máy móc. Những lúc đó, gọt lại bằng công cụ làm mượt văn phong sẽ giúp bạn dọn thành câu tự nhiên và thật lòng hơn.
Bước 4: Rà phần kết
- Đã đính kèm file thật chưa (rất hay gặp cảnh viết "xin gửi kèm" rồi quên đính)
- Đường dẫn có mở đúng không
- Chữ ký và thông tin liên hệ đã là bản mới nhất chưa
- Đã soi lại lỗi chính tả và các con số (ngày tháng, số tiền) chưa
Bước 5: Ngó lại lần cuối trước khi gửi
Dạo này nhiều người dựng bản nháp bằng AI. Gửi thẳng đi thì đôi khi còn sót những chỗ gượng hoặc quá khuôn mẫu. Trước khi gửi, đưa phần thân qua công cụ kiểm tra AI là bạn có thể tham khảo xem câu nào đang trông máy móc. Thắc mắc con số ấy nghĩa là gì thì đọc kèm công cụ kiểm tra AI. Cốt lõi không phải hạ điểm, mà là kiểm xem ý của bạn có đến nơi bằng giọng của một con người hay không.
Kết quả kiểm tra là xác suất AI mang tính tham khảo, chỉ nên dùng như chỉ báo phụ để gọt câu cho ra giọng người.